De afgelopen tijd hebben we vaak de vraag binnen gekregen over het handmatig
e-mailadressen importeren in onze app. In dit artikel leggen we je stap voor stap uit hoe je dit doet. 

Handmatig e-mailadressen importeren is van belang als je bijvoorbeeld
e-mailadressen hebt verkregen op een beurs. Maar het werkt ook andersom; mocht je bijvoorbeeld een groep e-mailadressen op inactief willen zetten om deze uit te sluiten voor je e-mailcommunicatie.

Stap 1. Een werkblad inrichten

Open een werkblad (in OpenOffice of Excel). Je kan de eerste rij (alle headings) uit het voorbeeld hieronder overnemen. Vervolgens kan je deze aanvullen met de gegevens die je hebt verkregen. Mocht je al een .CSV bestand met gegevens hebben, dan kan je de headings in de eerste rij aanpassen naar de headings in het voorbeeld.

Niet elke kolom hoeft van gegevens te zijn voorzien. Als je bijvoorbeeld van geen enkele persoon de geboortedatum hebt verkregen, dan kan je deze kolom achterwege laten. Heb je van één persoon wel een naam, maar van een ander niet, zorg er dan voor dat je de (tweede) rij, direct onder alle headings, voorzien hebt van input (in ieder geval een letter). Doe je dit niet dan wordt de gehele kolom niet geïmporteerd. Het is dus handig om de persoon waar je de meeste informatie van hebt bovenaan in je lijst te zetten, direct onder rij met de headings. 

Belangrijk:

  • ‘subscribed_to_newsletter‘ heeft te maken met het wel of niet geabonneerd zijn op de nieuwsbrief.
  • ‘active’ heeft te maken met het wel of niet actief zijn voor e-mailcommunicatie (los van de nieuwsbrief). Vul je hier niets in, dan wordt automatisch ‘yes’ ingevoerd.
  • ‘tags’ is bijvoorbeeld (de naam van) een kortingscode.
  • ‘gdpr_source’ staat voor waar en hoe je het e-mailadres hebt verkregen. 
  • ‘gdpr_date’ staat voor wanneer je het e-mailadres hebt verkregen.

Stap 2. Het document opslaan

Het maakt niet welk programma je gebruikt voor het maken van je .CSV lijst, maar bij het opslaan gaat het bij beide programma's (OpenOffice vs. Excel) net even anders.

Open Office

Ga naar ‘bestand’, kies voor ‘opslaan als’ en geef het bestand een duidelijke naam. Bij ‘bestandstype’ kies je voor '.CSV', vink je ‘filterinstellingen bewerken’ aan en bewaar je het document. Het kan zijn dat er een venster in beeld verschijnt welke je vraagt te kiezen om het huidige format aan te houden of het document op te slaan in een ander format. Je kiest in dit venster voor de optie het ‘huidige format bewaren’. In het daarop volgende venster is het van belang bij het ‘veldscheidingsteken’ een ‘;’ (puntkomma) in te voeren. Je kiest hier voor een puntkomma omdat deze minder foutgevoelig is met het importeren van gegevens. Het ‘tekstscheidingsteken’ is standaard al ingevuld en hoef je niet te veranderen. 

Excel

Ga naar 'bestand', kies voor 'opslaan als' en geef het bestand een duidelijke naam. Bij 'bestandsindeling' kies je voor 'door komma's gescheiden tekst (.csv)'. Het kan zijn dat er een venster (pop-up) in beeld verschijnt welke je wijst op 'mogelijk gegevensverlies', deze kan je negeren. Een belangrijk punt bij Excel is dat je je niet druk hoeft te maken om het willen wijzigen van het 'veldscheidingsteken'. Je zou denken dat Excel de kolommen van elkaar scheidt door middel van een komma (zoals aangegeven), maar eigenlijk hanteert het programma een puntkomma.

💡 Tip: Om er zeker van te zijn dat je je .CSV bestand hebt opgeslagen met een puntkomma als 'veldscheidingsteken', kan je je bestand openen met een programma zoals teksteditor (Apple).

Stap 3. Importeren in de app

Ga naar je dashboard, klik links op ‘profielen’ en kies rechtsboven voor de button ‘importeer profielen’. Kies het zojuist gemaakte .CSV bestand en de taal waar je voorkeur naar uitgaat. Bij seperator (scheidingsteken) vul je een ‘;’ (puntkomma) in en druk je op opslaan. 

De app importeert nu alle ingevulde kolommen. In het scherm wat daarna verschijnt kan je dat nog even nalopen. Druk op opslaan en je nieuwe e-mailadressen zijn toegevoegd.

Heeft u het antwoord gevonden?